Sommer, Sonne, lauschige Abende – die heißeste Jahreszeit ist nach wie vor auch die beliebteste Urlaubszeit. Auch UnternehmerInnen nutzen die Sommermonate, um für ein paar Tage zu verreisen und zu entspannen. Ganz einfach ist das allerdings nicht. Speziell JungunternehmerInnen tun sich oft schwer damit, sich für ein paar Tage von der Arbeit zu trennen oder im Urlaub nicht regelmäßig aufs Handy zu schauen. Damit der Urlaub nicht erst recht wieder in Arbeit ausartet, sondern zur Entspannung genutzt wird, haben wir einige Tipps parat.
Vor allem in den ersten Jahren der Selbstständigkeit ist es schwierig, die Arbeit ruhen zu lassen und in den Urlaub zu fahren. Denn schließlich hängt die Existenz des Unternehmens davon ab, dass genügend Aufträge an Land gezogen werden, und der Spruch „Zeit ist Geld“ beinhaltet mehr als ein Körnchen Wahrheit. Dennoch ist es wichtig, sich auch einmal Zeit für sich zu nehmen und die Batterien neu aufzuladen. „Die Arbeit muss daheim bleiben. Wer auch im Urlaub arbeitet, kann sich nicht erholen. Damit das nicht passiert, haben wir eine Checkliste zusammengestellt“, sagt Barbara Havel, Vorsitzende der Jungen Wirtschaft Wien.
1. Sich Zeit nehmen
Wer selbstständig ist, ist sein eigener Chef und kann daher auch in Sachen Urlaub frei agieren. Diese Freiheiten nehmen allerdings nicht alle Selbstständigen wahr. Meist sind sie mit so viel Engagement bei der Sache, dass sie auf ihre eigenen Bedürfnisse vergessen. „Urlaub fängt im Kopf an, konkret: mit dem Gedanken, dass man sich jetzt einmal ganz bewusst Zeit für sich selbst nimmt“, weiß Barbara Havel aus eigener Erfahrung.
2. Aufarbeiten und delegieren
Gute Planung und Organisation ist das Um und Auf. Wer vor dem Urlaub noch die wichtigsten Dinge aufarbeitet bzw. delegiert, fährt viel entspannter weg. Profi-Tipp: „Der Urlaub sollte bereits in die Jahresplanung einfließen. So sieht man auf einen Blick, wer wann weg ist und kann die anstehenden Aufgaben entsprechend frühzeitig verteilen bzw. planen“, so die JWW-Vorsitzende. Dazu sollte man die aktuelle To Do-Liste Punkt für Punkt durchgehen: Welche Aufgaben müssen noch vor dem Urlaub erledigt werden, welche können delegiert werden, welche können bis nach dem Urlaub warten? Dazu muss eine Urlaubsvertretung organisiert werden. Eine gut geregelte, rechtzeitige Übergabe aller anstehenden Aufgaben vor dem Urlaub sorgt dafür, dass die Urlaubsvertretung voll im Bild ist und die eigene Abwesenheit problemfrei verläuft.
Übrigens müssen Ein-Personen-Unternehmen nicht auf Urlaub verzichten: Über die Wirtschaftskammer können sie unter dem Stichwort „EPU-Büroservcie“ professionelle Vertretungen ausfindig machen oder Urlaubskooperationen mit anderen EPUs eingehen, ganz nach dem Motto „Eine Hand wäscht die andere“.
3. Erreichbarkeit im Urlaub klären
„Ich bin dann mal weg und nicht erreichbar“ – was bei Angestellten funktioniert, ist für UnternehmerInnen nicht unbedingt ein Maßstab. Wer gar nicht erreichbar sein kann oder möchte, muss das im Vorfeld mit den MitarbeiterInnen bzw. der Urlaubsvertretung klären – und auch mit sich selbst. Denn wer während des Urlaubs dauernd Mails abruft und telefoniert, wird sich kaum erholen können. „Es hilft auch, wenn man für sich selbst Regeln aufstellt und zum Beispiel sagt: Pro Urlaubstag rufe ich nur einmal meine Mails ab oder schalte das Handy nur für zwei Stunden ein“, zeigt Barbara Havel einen möglichen Kompromiss auf. Und, ganz wichtig: Wer für sich selbst festhält, dass im Urlaub pro Tag zwei Stunden gearbeitet wird, sollte sich dabei wirklich nur auf das Notwendigste beschränken und die selbst vorgegebenen Zeiten strikt einhalten.
4. Über Abwesenheit informieren
Die Vertretung weiß über alle wichtigen Angelegenheiten Bescheid, die Koffer sind gepackt, der Flughafen ruft. Eigentlich könnte es jetzt losgehen. „Bevor man in den Urlaub entschwindet, sollte man unbedingt allen wichtigen Geschäftspartnern und Kunden Bescheid geben“, rät Barbara Havel, „das ist eine Frage des Respekts und der Wertschätzung.“ Und bevor die Bürotür hinter dem erholungsbedürftigen Unternehmer ins Schloss fällt, sollte noch eine Abwesenheitsnotiz im Mail-Client eingestellt werden, damit in der Kommunikation klar ist: Der Unternehmer/die Unternehmerin ist für einen bestimmten Zeitraum nicht erreichbar, wichtige Anfragen werden von der Vertretung erledigt. Aus der Abwesenheitsnotiz sollte außerdem hervorgehen, ab wann man Kunden und Geschäftspartnern wieder zur Verfügung steht.