Wenn das Business überwiegend aus Dienstleistungen besteht, so wird ein Großteil der eigenen Zeit – vor allem jene in der Start-Phase – in den Aufbau des Unternehmens investiert. Viele Jungunternehmerinnen und Jungunternehmer haben ihre Büroräumlichkeiten in den eigenen vier Wänden integriert. Somit verschwimmen im angeregten und motivierten Tun das Private und der geschäftliche Zeiteinsatz. „Das ist nicht schlimm“, sagen jetzt viele. Immerhin verstehen Unternehmerinnen und Unternehmer die Umsetzung und den Aufbau des Unternehmens als wichtige Lebensaufgabe.

Zeitaufzeichnung ist alles!

Als Unternehmensberaterin mit langjähriger Erfahrung in der Beratung von Dienstleistungsunternehmen möchte ich das Augenmerk darauf richten, zwischen privater Lebenszeit und unternehmerischen Zeiteinsatz zu unterscheiden. Wenn das Ziel, der Aufbau eines nachhaltig bestehenden Unternehmens ist, so muss mit den eigenen Ressourcen achtsam umgegangen werden. Eine Ressource ist dabei die eigene Kapazität. Wer dieses Argument nicht für sich gelten lässt, sollte einen Blick auf die Stundensatzkalkulation werfen: In der Dienstleistungsbranche hängt der Stundensatz – unternehmensintern ermittelt – von zwei Faktoren ab: Einerseits von der individuellen Kostensituation und andererseits von den eingesetzten Zeiteinheiten.

Die individuellen Kosten sind auf Basis der monatlichen, quartalsmäßigen und auch einmal jährlich verfügbaren Saldenliste bzw. der Einnahmen-/Ausgabenaufstellung gut ermittelbar. Adaptierungen sind erforderlich und dann liegt die Kostensituation des Unternehmens vor. Aber was ist nun damit zu tun? Klar ist, dass die mit der Unternehmung zusammenhängenden Kosten über die eingesetzte Zeit verdient werden müssen. Und das ist ein Mindestwert, denn erst darüber hinaus wird Gewinn gemacht. Aber wie viel Zeit wird eingesetzt, um den Umsatz zu erwirtschaften? Um diese Frage zu beantworten, müssen Zeitaufzeichnungen herangezogen werden. Hierbei ist es nicht nur ausreichend zu wissen, dass beispielsweise von 08:00 Uhr bis 22:30 Uhr gearbeitet wurde, aus den Aufzeichnungen sollte auch eindeutig hervorgehen, wofür die Zeit eingesetzt wurde.

Die Uhr läuft weiter…

Zeiten, die für einen Auftrag erbracht und auch in Rechnung gestellt werden, sind bei vielen Dienstleistern gut festzustellen. Jene Zeiten, die zwar an einem Auftrag aufgewendet, jedoch nicht verrechnet werden können, sind bei weitem schwieriger zu ermitteln. Sie sind jedoch für die Nachkalkulation essentiell, um zu erkennen, was mich ein Auftrag gekostet hat bzw. mir und meinem Unternehmen gebracht hat. Für die Unternehmenssteuerung sind auch jene Zeiten interessant, die in die Kundenakquise, die Verwaltung und die Eigenwerbung fließen. Auch Netzwerken zählt zur Arbeitszeit, die für das Unternehmen eingesetzt wird.

Arbeite ich nur kostendeckend oder mache ich Gewinn?

Die einfache Rechnung: Die individuellen Kosten eines Jahres dividiert durch die Summe der tatsächlich eingesetzten Zeiteinheiten ergibt die Kosten pro eingesetzter Stunde. Wenn man die Kosten durch die tatsächlich verrechenbaren Stunden dividiert, sieht man, wie hoch der Stundensatz pro verrechenbarer Stunde mindestens sein müsste, um kostendeckend zu arbeiten. Diese Rechnung ermöglicht es einem Unternehmen, die Wirtschaftlichkeit des Tuns zu überprüfen. Wenn Sie als Unternehmerin und Unternehmer Ihre Zeiten aufzeichnen, dann wird es in der Wachstumsphase leicht sein, auch von den MitarbeiterInnen akkurate Zeitaufzeichnungen zu erhalten. Die Kostensituation eines neuen Mitarbeitenden wird in einem weiteren Blogbeitrag behandelt…

Autorin: Claudia M. Strohmaier, Unternehmensberaterin bei CMS Consulting und Berufsgruppensprecherin der Wiener Fachgruppe Unternehmensberatung, Buchhaltung und IT (UBIT).